Waar moet u op letten bij het boeken van een vergaderlocatie?

In Nederland is het aanbod aan vergaderlocaties groot en dit maakt de keuze voor de juiste locatie soms ingewikkeld. Zo kunnen bijvoorbeeld secretaresses veel te veel tijd kwijt zijn aan het zoeken van de juiste locatie. Zuiver legt in deze blog uit waar u op moet letten bij het boeken van een vergaderlocatie.

Faciliteiten

Breng op voorhand in kaart welke faciliteiten of voorzieningen u nodig heeft voor uw vergadering.  Heeft u bijvoorbeeld Wi-Fi of een beamer nodig, wilt u tijdens de break gebruik maken van een lunch of moet er in een specifieke opstelling vergaderd worden? Als u al uw wensen op voorhand in kaart brengt  dan zult u merken dat het vinden van de juiste vergaderlocatie een stuk eenvoudiger wordt.

Bereikbaarheid

Een vergaderlocatie dient zowel met het openbaar vervoer als per auto goed bereikbaar te zijn voor de deelnemers of genodigden. Controleer of de locatie voorziet in voldoende parkeergelegenheid en of er in de nabije omgeving bushaltes of metrostations aanwezig zijn. Zorg er daarnaast voor dat je altijd rekening houdt met de reistijd en afstanden van de deelnemers.

Breng tot slot in kaart voor wie u de locatie boekt. Zijn dit werknemers,  zakenrelaties of internationale gasten? Wanneer u internationale gasten ontvangt dan is het raadzaam om een locatie dichtbij het vliegveld te zoeken.

Lunch of dinermogelijkheden

Op kantoor bent u gewend dat u op elk gewenst moment van de dag koffie of thee kunt pakken. Zorg er daarom ook voor dat de locatie ook in deze behoefte kan voorzien. Daarnaast is vergaderen op een lege maag ook niet aan te raden. Informeer op voorhand naar de lunch- en dinermogelijkheden.  Dankzij een heerlijke lunch of diner laat u een positieve indruk achter op uw genodigden en kan uw vergadering uitdraaien tot een groot succes.

Wilt u graag uw ideeën met ons bespreken of bent u benieuwd naar de beschikbaarheid van onze faciliteiten? Neem dan contact met ons op via 020 3010 769 of zakelijk@zuiveramsterdam.nl. Wij denken graag met u mee!

Zuiver

Comments are closed.